Компания «Наука-Связь» — многофункциональный оператор связи, предоставляющий корпоративным клиентам и частным лицам комплекс современных телекоммуникационных услуг в Москве, Санкт-Петербурге и ряде других городов России. Клиенты оператора — крупные государственные и коммерческие организации, ведущие средства массовой информации, а также операторы связи, интернет-провайдеры и домашние сети.

Основанная в 1999 году, «Наука-Связь» уверенно развивалась и через десять лет заняла достойное положение на рынке. По мере расширения географии деятельности и комплекса предоставляемых услуг в компании создавались новые подразделения, структура становилась все более сложной. По достижении зрелости компании ее руководство поставило во главу угла эффективность всех бизнеспроцессов, в том числе — использования программного обеспечения. Было решено провести аудит всей ИТ-инфраструктуры, оценить, эффективно ли используется имеющийся софт, оптимально ли выбраны схемы закупки и лицензирования, чтобы в дальнейшем привести все ПО в соответствие существующим требованиям, минимизировать риски и максимально увеличить отдачу от его использования.

Как всё посчитать?

Большой парк компьютеров (250 машин) с разнообразным установленным ПО (от Microsoft и до специализированных систем со сложными схемами лицензирования) сделал даже проведение аудита сложной проблемой. А уж задачу все упорядочить и не допустить хаоса в будущем — практически нерешаемой. Сотрудники ИТ-подразделения «Наука-Связь», конечно, достаточно компетентны в технических вопросах, но отнюдь не в финансовых и юридических. Для качественного же аудита нужно было как раз совместить техническую сторону с финансово-юридической.

Чтобы обеспечить системный подход, непредвзятый анализ, свежий и независимый взгляд, потребовалось обратиться к специалистам в сфере менеджмента программных активов (Software Asset Management — SAM). В качестве такого подрядчика была выбрана компания Consistent Software Distribution (CSD), с которой «Наука-Связь» ранее уже сотрудничала в рамках других проектов. В CSD работают профессионалы в области лицензирования и управления программным обеспечением, имеющие опыт внедрения SAM на предприятиях различных отраслей. В проектную команду вошли два высококвалифицированных IT-специалиста, являющиеся экспертами в том числе и по правовым и экономическим вопросам.

Оценка ситуации

Целью проекта стало обследование и оценка текущего состояния ИТ-инфраструктуры, составление рекомендаций по оптимальному использованию ПО и минимизации финансовых расходов. Проект основывался на международном стандарте ISO/IEC 19770−1. Этот стандарт содержит перечень процессов, которые рекомендуются к внедрению, чтобы организовать и, главное, поддерживать порядок в программном обеспечении на компьютерах организации.

В первую очередь эксперты CSD совместно с IT-службой компании «Наука-Связь» составили перечень всего установленного на компьютерах ПО, проведя технический аудит с применением автоматических средств анализа. Затем были проанализированы юридические документы, подтверждающие законность использования программ, и финансовые документы, чтобы понять схемы закупки и лицензирования. Эксперты провели учет и актуализацию всех правоустанавливающих документов (бухгалтерские документы, лицензионные договоры и соглашения, сертификаты, свидетельства и т.д.).

Мы будем жить теперь по-новому

Процессы, предусмотренные стандартом ISO/IEC 19770−1, специалисты CSD внедрили в компании «Наука-Связь» всего за несколько недель. Прежде всего было создано единое централизованное хранилище быстрого доступа ко всем документам, подтверждающим лицензионную чистоту программных продуктов. Теперь в случае любой проверки компания сможет быстро предоставить доказательства легального использования всего ПО.

Затем эксперты оценили целесообразность выбора тех или иных лицензий, выработали рекомендации по оптимизации (состав, количество и сроки), предложили отказаться от ненужных лицензий и указали на возможность замены части платных лицензий на бесплатные аналоги.

Был разработан регламент закупки и продления лицензий, касающийся вопросов стандартизации использования ПО в компании, а также общего подхода к закупке и лицензированию программных продуктов.

Чтобы впредь не допускать беспорядка с ПО, в помощь ИТ-отделу были внедрены специальные средства контроля: сетевая платформа с установленным на каждом компьютере организации клиентом. Эта платформа будет осуществлять мониторинг используемых и устанавливаемых программ, запрещать установку программ, не предусмотренных корпоративным планом, а также напоминать о необходимости приобретения новых лицензий или продления имеющихся.

В результате для компании «Наука-Связь» были полностью сформированы индивидуальные методики управления программными активами и рекомендации по получению максимальной выгоды от инвестиций в ПО. Результаты проекта были представлены в наглядной презентации для всего руководящего состава организации.

Первая же закупка программного обеспечения по новой, предложенной консультантами CSD технологии лицензирования принесла компании ощутимую экономию. По сравнению с расчетами по обычному стандартному пути закупки «Наука-Связь» сэкономила 80% бюджета за счет более рационального использования лицензий. При этом сотрудники компании сохранили возможность использовать привычные программы в полном объеме.

По материалам компании
Consistent Software Distribution