Необходимость внедрения системы электронного архива (СЭА) в проектно-ориентированных организациях с их огромными и постоянно увеличивающимися бумажными архивами становится всё очевиднее. Безусловно, архив — это накопленный годами опыт поколений проектировщиков, это база знаний, используемая при проектировании. Тем не менее при всей ценности бумажного архива нельзя не видеть его недостатков:

  • Многие документы существуют в единственном экземпляре. Пока один сотрудник просматривает документ, другие вынуждены ждать. Кроме того, если с этим единственным экземпляром что-нибудь случится, документ будет просто потерян.
  • Часть документов пришла в ветхость. Бумага со временем выцветает, появляются потертости, так что с какогото момента пользоваться документом уже невозможно.
  • Документы доступны в ограниченное время. Взять их на просмотр можно только у архивариуса, если же по какой-то причине он отсутствует на работе — архив недоступен.
  • Сложность поиска документов. Даже при наличии картотеки поиск может растянуться на долгие на часы.
  • Высокая стоимость содержания бумажного архива (вспомним хотя бы о том, что для хранения бумажных документов желательно создать и поддерживать определенный микроклимат). Архив занимает большие площади.

Попытка изменить ситуацию, организовав файл-сервер, в конечном счете ведет к появлению новых сложностей. Это простое и относительно дешевое решение тоже не свободно от существенных минусов:

  • Информация на файл-сервере размещается согласно утвержденной структуре, имена файлов назначаются системно. При накоплении информации количество папок значительно увеличивается, уровни вложенности множатся, поэтому поиск снова превращается в очень длительный процесс.
  • Не автоматизирована система учета документов.
  • Отсутствует процесс утверждения (согласования) документов в электронном виде.
  • Не формируется информация об истории создания и утверждения документа.

Все эти проблемы решает система электронного архива — при том, что внедрить такую систему в проектной организации сложнее, чем в архивах предприятий другого профиля. Чтобы быть эффективной, СЭА проектной организации должна включать в себя элементы документооборота и служить не только местом хранения информации, но и средой разработки новых документов. Соответственно должны отслеживаться стадийность проекта и жизненный цикл документа. Необходима возможность возвращаться к предыдущему этапу разработки — например, в случаях, когда проект не утвержден нормоконтролем или требуется внесение существенных изменений...

Вопреки распространенному убеждению, что разнообразие традиций проектирования и различия в структуре проектных организаций не позволяют создать типовую СЭА, специалисты ЗАО «СиСофт», обобщив собственный опыт создания и внедрения подобных систем в проектных организациях, смогли предложить именно типовой вариант.

Решение разработано на основе TDMS (Technical Data Management System) — системы, предназначенной для управления информационными потоками и электронной документацией проектных, конструкторских, производственных организаций и любых других предприятий, в работе которых используются технические данные и создаваемые на их основе документы: чертежи, планы, схемы, спецификации, ведомости и т.п.

Предлагаемое решение позволяет проектно-ориентированному предприятию создать единую среду разработки, учета и хранения документов, причем форматы разрабатываемых документов могут быть самыми разными — от документов MS Office до форматов сложных CAD-систем.

Наряду с оригиналами в архиве могут храниться отсканированные копии разрабатываемых и архивных документов (проекты и нормативно-справочная информация). ЗАО «СиСофт» предлагает успешно внедренную во многих организациях технологию перевода бумажного архива в электронный вид.

Основные возможности и особенности решения для организации СЭА в проектной организации

Что обеспечивает СЭА

  • Возможность создания состава проекта: номер договора (контракта) или шифр объекта строительства, стадия проекта, комплекс, площадка, номер здания или сооружения по генеральному плану, отдел-разработчик.
    Структура разрабатываемого проекта
    Структура разрабатываемого проекта
  • Возможность создания новых документов на основе шаблонов, хранящихся в СЭА, что обеспечивает единообразие выпускаемой документации.
  • Регистрация документов, созданных вне СЭА. Это могут быть документы, разработанные субподрядными организациями, отсканированные оригиналы из бумажного архива и т.д.
  • Поддержка статусов разработки документов.
  • Поддержка версионности документов и управление изменениями.
  • Хранение истории разработки документов.
  • Возможность поиска по структуре хранения данных, а также по различным свойствам документов. Часто используемые поисковые запросы можно объединить в наборы для поиска (выборки) и сохранить.
  • Возможность комплектовать в тома согласно ГОСТ 21.101−97 проектную документацию, предназначенную для утверждения.
    Состав проекта
    Состав проекта

Работа с архивом

После утверждения документу присваиваются статус «В архиве» и инвентарный номер.

  • Документ, помещенный в архив, недоступен для изменения.
  • Для редактирования документа, имеющего статус «В архиве», требуется сделать запрос архивариусу — запросить разрешение на внесение изменений.
  • По результатам поиска документа отображается его актуальная версия (последняя из утвержденных и получивших статус «В архиве»). При необходимости можно просмотреть историю внесения изменений в документ.
  • Результат поиска архивного документа зависит не только от его наличия в хранилище, но и от уровня прав, предоставленных .
  • Документу, удаленному из архива, устанавливается статус «Аннулирован», но физически этот документ остается в СЭА.

Контроль за ходом выполнения проектов

Особенности решения

  • Простота интерфейса
    Гололедные районы в ПУЭ#6, ПУЭ#7 и СНиП
    Гололедные районы в ПУЭ#6, ПУЭ#7 и СНиП
  • Открытость системы для внесения дополнений силами пользователя.
  • Отсутствие ограничений по количеству хранимых документов.
  • Масштабируемость (возможно расширение структуры и увеличение числа пользователей системы).

Разрабатывая решение для организации СЭА в проектной организации, мы не пытались создать чтото абсолютно новое, кардинально меняющее процесс проектирования. Мы создали систему для ускорения и совершенствования реально идущих процессов. Внедряя СЭА, организация повышает надежность хранения документации, увеличивает скорость ее разработки, руководство получает инструменты эффективного управления проектной деятельностью. Применение типового решения позволит сократить сроки и снизить стоимость внедрения СЭА, что соответственно увеличивает эффективность от внедрения системы электронного архива.

ЗАО «СиСофт» поставляет открытое решение с возможностью создания новых функций, настройки новых форм отчетов, хранения и разработки не только проектной, но офисной (письма, приказы) документации и т.д. В дальнейшем на основе типового решения можно сформировать полнофункциональную систему инженерного и офисного документооборота.

Традиционный процесс внедрения обычно занимает не меньше полугода. Типовое решение сокращает этот срок до 1−2 месяцев. Внедрять систему организация может собственными силами (для этого потребуется создать группу внедрения), а специалисты ЗАО «СиСофт» в короткие сроки обучат сотрудников организации работе с СЭА и, если потребуется, основам ее модернизации. Они же и внедрят систему, если формировать собственную группу предприятие сочтет нецелесообразным.

Наш опыт позволяет утверждать со всей уверенностью: освоение системы, предлагаемой ЗАО «СиСофт», позволит проектному предприятию эффективнее использовать систему электронного архива, а значит и быстрее окупить вложенные средства.

Бумажный архив Файл-сервер СЭА
Среднее время поиска документа по атрибутам От 1 часа до 1 суток От 20 мин. до 1 суток 2 мин.
Среднее время поиска по связям между документами До 5 суток Практически невозможно 2−6 мин
Среднее время отслеживания изменений документа До 4 суток (если ведется журнал) Практически невозможно 2−4 мин
Среднее время передачи документа на согласование До 4 суток До 2 суток 1 мин
Среднее время выяснения текущего состояния проекта До 3 суток До 2 суток 1−6 мин
Среднее время комплектации проекта в электронном виде Требуется сканирование (до 100 листов в сутки) До 14 часов 12 мин
Среднее время сбора статистики по завершенному проекту 1 неделя 1 неделя 6 мин
Михаил Жеребин
CSoft
Тел.: (495) 913−2222
E-mail: